Qué es un Programa de Gestión Documental?

Según La Ley General de Archivos 594 de 2000. La gestión documental es un conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes al efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su creación hasta su destino final con el objeto de facilitar su consulta, conservación, preservación. Además el manejo de la tecnología como herramienta productiva de desarrollo documental e institucional.

La implementación de dicho modelo se lleva a cabo en 6 pasos:

  1. Sistemas de Información:

    Implementación de  la VENTANILLA ÚNICA y la Oficina Cero Papel.

  2. Tablas de Retención Documental:

    Implementación de las Tablas de Retención Documental en cada etapa del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Central e Histórico).

  3. Organización de los Fondos Acumulados:

    Desarrollo de los procesos y etapas en la organización de fondos acumulados y las Tablas de Valoración Documental –TVD.

  4.  Espacios y Logística:

    Según la normatividad, los espacios de depósito de los archivos deben cumplir con las condiciones de construcción, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales.

    Desinfección Bibliográfica: El papel es material orgánico muerto. La celulosa es el principal compuesto de las bibliotecas y desafortunadamente también el principal alimento de hongos, mohos, levaduras, bacterias e insectos, por esta razón es necesario hacer una desinfección efectiva en los Archivos. El servicio de Desinfección Bibliográfica es la única metodología que ha probado efectividad real en los procesos de desinfección específicos para archivos.

  5.  Sistemas Ópticos:

    Digitalización de Documentos y conversión de imágenes mediante la transformación de la información contenida en papel en archivos de imagen digital en el formato de mayor conveniencia (.pdf (single, multi), Tiff (single, multi), png, jpg,etc…).

    A pedido del cliente podemos también procesar el documento en el software reconocedor de caracteres y entregar el documento digitalizado en el formato de lectura y escritura más conveniente (.docx,.xlsx,.mdb, searchablepdf,etc…).

    Para la entrega final, los archivos se indexan y se entregan en memoria digital estándar indexada (CD,DVD, Memoria digital estándar o disco duro) así como en servidor con software de consulta.

    Sistema de Gestión documental: En servidor remoto y base de datos con diferentes niveles de acceso que  permite a los usuarios:

    - Acceder a los archivos indexados por diferentes criterios: nombre o nombre parecido, código único, etc…para consulta.
    - Modificar los documentos digitalizados (usuarios con este privilegio)
    - Modificar la estructura de la base de datos misma (Usuarios administradores)
    - Enviar y recibir documentos para su gestión y hacer seguimiento a los casos mediante la    trazabilidad de los documentos relacionados y los funcionarios que los emitieron.

  6. Capacitación y Sensibilización: Las entidades  tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas   con  su  labor.

    Profesionales en Sistemas de Información, Archivística y Bibliotecología de reconocida trayectoria son quienes capacitan y sensibilizan a los funcionarios responsables en las diferentes etapas de formación  de los archivos así como en las políticas de conservación del medio ambiente.

     

    Comuníquese con nosotros para la implementación del Programa de Gestión Documentalen su empresa al teléfono celular 313-839-6365 o al 5202997 en Bogotá.

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